A Reforma Tributária não afeta apenas o cálculo dos tributos na venda. Ela também exige atenção aos eventos que acontecem depois que o pedido foi faturado — especialmente devoluções, recusas de entrega e retornos de mercadoria.
Em uma operação de marketplace integrada ao TOTVS Protheus, esses movimentos passam por diferentes sistemas e áreas. Quando o marketplace registra o evento comercial, a logística movimenta o produto, o fiscal precisa emitir ou escriturar os documentos corretos e o ERP deve manter o vínculo entre a operação original e seu desfazimento.
Se esse encadeamento não estiver claro, a empresa pode ter estoque retornado sem o correspondente tratamento fiscal, documentos sem referência à venda original ou divergências entre o que aconteceu no marketplace e o que foi registrado no Protheus.
Em 2026, primeiro ano da implementação operacional do IBS e da CBS, a preparação precisa considerar tanto as regras vigentes quanto as mudanças de leiaute, classificação e validação dos documentos fiscais eletrônicos. Por isso, o trabalho não deve ficar restrito ao departamento fiscal: TI, operação e fiscal precisam revisar o fluxo em conjunto.
Devolução e recusa não são o mesmo evento operacional
O primeiro cuidado é diferenciar os cenários.
Na devolução, a mercadoria foi recebida e depois retornou. Sendo assim a operação precisa ser desfeita ou ajustada com o devido vínculo ao documento fiscal original.
Na recusa de entrega, a mercadoria não chega a ser recebida pelo destinatário. Quando ela retorna ao estabelecimento de origem, exige um tratamento compatível com esse fato. Para o ERP, essa diferença é importante porque muda a origem do evento, o documento esperado e a forma de movimentar estoque e escrituração.
Se a integração receber apenas a informação genérica de que o pedido foi “devolvido”, o Protheus pode não ter contexto suficiente para decidir qual rotina executar.
Sendo assim o fluxo precisa identificar, pelo menos:
- se houve recebimento pelo cliente;
- se o retorno foi total ou parcial;
- qual pedido e qual NF-e originaram o movimento;
- qual item e quantidade retornaram;
- qual motivo foi informado pelo marketplace ou operador logístico;
- qual documento fiscal deve ser emitido ou importado;
- como estoque, financeiro e escrituração serão atualizados.
1. Preserve o vínculo com a operação original
O ponto central de uma devolução bem tratada é a rastreabilidade.
O documento de retorno ou ajuste não pode ficar isolado. Todavia ele precisa manter referência à operação original para que a empresa consiga demonstrar qual venda está sendo desfeita, quais itens foram afetados e quais valores de IBS e CBS estão relacionados ao movimento.
Esse vínculo também é importante para evitar que a devolução seja interpretada como uma nova operação independente. No Protheus, TI e fiscal devem conferir se as chaves, itens, quantidades e valores da nota original continuam disponíveis durante o processamento do retorno.
Em operações de marketplace, não basta relacionar apenas o número do pedido. Logo a integração deve preservar os identificadores que conectam pedido, nota fiscal, item, evento logístico e documento de devolução.
2. Revise CST, classificação tributária e regras da TES
Com o IBS e a CBS, o documento fiscal passa a carregar novos grupos e classificações. Para o ambiente Protheus, isso exige revisar a origem das regras usadas no documento de devolução ou retorno.
Por isso a equipe deve validar:
- CST do IBS e da CBS;
- código de classificação tributária aplicável;
- base de cálculo, alíquotas e valores que devem acompanhar o desfazimento;
- TES e CFOP compatíveis com o cenário;
- tratamento de operações originadas antes da transição;
- consistência entre XML, escrituração e registros internos do ERP.
A devolução não deve gerar uma tributação desconectada da venda original. Portanto o objetivo operacional é representar corretamente o desfazimento, respeitando as regras aplicáveis a cada período e cenário.
Como as especificações técnicas continuam evoluindo durante a transição, logo todas as parametrizações precisam ser validadas na versão e nos pacotes efetivamente utilizados pela empresa.
3. Trate a recusa como um fluxo próprio
Quando o cliente recusa a mercadoria ou não é localizado, o produto retorna sem ter sido recebido. Esse evento não deveria depender de alguém interpretar manualmente uma mensagem do marketplace e decidir o que fazer no Protheus.
Portanto a integração precisa trazer contexto suficiente para que o fluxo definido pela empresa seja acionado. Isso inclui o motivo do retorno, a confirmação de não entrega, a nota original e a identificação dos itens.
Também é necessário definir qual área assume cada etapa:
- operação confirma o evento logístico;
- fiscal determina o documento e a regra aplicável;
- TI garante que os dados necessários cheguem ao Protheus;
- estoque registra o retorno físico sem duplicidade;
- financeiro avalia o efeito no título ou recebimento.
Sem essa definição, a mercadoria pode voltar fisicamente antes que o ERP esteja preparado para registrá-la. Como resultado temos uma sequência de ajustes manuais para alinhar estoque, fiscal e financeiro.
4. Valide reflexos em estoque, financeiro e escrituração
Uma devolução não termina na emissão da nota.
O Protheus precisa refletir o que aconteceu em toda a cadeia. Por isso, o teste deve acompanhar o processo até o final:
- o evento é recebido do marketplace;
- a operação original é localizada;
- o documento correto é emitido ou importado;
- o estoque retorna para o local adequado;
- o pedido e os itens ficam com situação coerente;
- o título financeiro é ajustado conforme o cenário;
- a escrituração mantém as referências e classificações esperadas;
- erros e reprocessamentos ficam rastreáveis.
Logo esse teste integrado é especialmente importante em devoluções parciais, recusas depois do faturamento, retornos entre estabelecimentos e operações que atravessam o período de transição tributária.
O que TI e fiscal devem revisar juntos no Protheus
Antes de considerar o fluxo preparado, vale responder:
- O Protheus diferencia devolução após recebimento de recusa na entrega?
- A integração recebe o motivo e o status logístico completos?
- O documento gerado referencia a NF-e e os itens originais?
- CST, classificação tributária, TES e CFOP estão definidos por cenário?
- O retorno físico atualiza o estoque correto?
- O efeito financeiro é acompanhado do evento fiscal?
- Há tratamento específico para devoluções parciais?
- A equipe consegue reprocessar uma falha sem duplicar documentos ou movimentos?
- Os registros permitem reconstruir o caminho entre marketplace, logística e ERP?
- As regras foram testadas na versão atual do Protheus e com os leiautes vigentes?
A preparação não deve começar quando surgir a primeira divergência
Em operações de marketplace, devoluções e recusas fazem parte do processo normal. Com IBS e CBS, esses eventos passam a exigir novos dados e controles, mas o desafio principal continua sendo o mesmo: manter o vínculo entre o fato comercial, a movimentação física, o documento fiscal e os registros do ERP.
É por isso que quando a integração leva apenas um status simplificado para o Protheus, a decisão acaba voltando para planilhas, consultas manuais e conhecimento individual.
Porém quando o fluxo é desenhado de ponta a ponta, cada área sabe qual informação precisa produzir e qual registro deve existir no sistema.
A Project.ti atua na integração entre marketplaces e TOTVS Protheus, estruturando fluxos dentro do ERP para reduzir processos paralelos e melhorar a rastreabilidade da operação.
Se sua empresa precisa revisar como devoluções e recusas chegam ao Protheus, converse com a nossa equipe sobre a preparação da operação integrada.
Observação editorial obrigatória
Este conteúdo tem caráter informativo e operacional. Portanto a aplicação fiscal deve ser validada pela equipe tributária da empresa de acordo com seu regime, UF, operação, versão do Protheus e normas vigentes na data da implementação.
Links internos sugeridos
- Artigo: ERP integrado com Mercado Livre: por que empresas Protheus estão buscando essa solução.
- Artigo: Controle de estoque em poder de terceiros no Protheus: como tratar as remessas para o Mercado Livre Full.
Fontes para validação técnica
- Receita Federal — Programa da Reforma Tributária do Consumo: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/acoes-e-programas/programas-e-atividades/reforma-tributaria-do-consumo
- Portal Nacional da NF-e — Nota Técnica 2025.002 RTC e atualizações: https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consulta.aspx/listaConteudo.aspx?tipoConteudo=04BIflQt1aY%3D
- Lei Complementar nº 214/2025: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm
- TOTVS TDN — IBS/CBS em nota fiscal de devolução no Protheus: https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=1064374819
- TOTVS TDN — Emissão de notas de débito e crédito na Reforma Tributária: https://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=954091342
