Controle de estoque em poder de terceiros no Protheus: como tratar as remessas para o Mercado Livre Full

Quando uma empresa envia mercadorias para a estrutura de fulfillment do Mercado Livre, os produtos deixam o seu espaço físico, mas continuam produzindo efeitos fiscais, contábeis e operacionais dentro do ERP.

É nesse ponto que o estoque em poder de terceiros no Protheus exige atenção. Não basta reduzir o saldo disponível no depósito de origem. A empresa precisa representar por que a mercadoria saiu, onde ela está, qual documento acompanha a movimentação e o que aconteceu depois: venda, retorno, transferência, ajuste ou outra ocorrência prevista no processo.

Quando o controle depende de planilhas e conferências manuais, o saldo físico do Full, os documentos fiscais e o saldo registrado no Protheus podem começar a contar histórias diferentes.

O que significa estoque em poder de terceiros no Mercado Livre Full?

No modelo Full, a empresa envia produtos para a estrutura de fulfillment e o Mercado Livre assume etapas da execução logística, como armazenagem, separação e envio ao comprador.

Do ponto de vista da empresa, porém, enviar a mercadoria para o fulfillment não significa necessariamente concluir uma venda naquele momento. Existe uma movimentação física que precisa ser representada corretamente no fluxo fiscal e no ERP.

O Guia Prático da EFD-ICMS/IPI inclui, entre as informações que compõem a escrituração, mercadorias pertencentes ao contribuinte que estão fora do seu estabelecimento e em poder de terceiros. Isso reforça a necessidade de manter documentos, quantidades e saldos coerentes ao longo do processo.

Por isso, o controle de estoque em poder de terceiros precisa responder a três perguntas:

Quanto foi enviado para o fulfillment?
Quanto continua armazenado nesse ambiente?
Quanto saiu por venda, retorno, transferência ou outra movimentação?

Se o Protheus não consegue responder a essas perguntas com base nos documentos e eventos da operação, a equipe passa a reconstruir o saldo depois que a divergência já apareceu.

Por que a remessa não pode ser tratada como uma simples baixa de estoque?

Uma baixa comum registra que determinado item saiu de um depósito. Em uma operação Full, essa informação isolada é insuficiente.

A remessa precisa preservar o vínculo entre a mercadoria enviada, o documento fiscal correspondente, o local de destino e o saldo que permanecerá sob controle da empresa, ainda que fisicamente armazenado por um terceiro.

O Ajuste SINIEF 40/23 alterou as descrições dos CFOPs 1.905 e 5.905 para abranger entrada e remessa de mercadorias para depósito em estabelecimento da mesma empresa ou de terceiro. Essa referência ajuda a entender o enquadramento de operações de depósito, mas não define automaticamente o CFOP de toda operação Full.

A escolha do código, da natureza de operação, da tributação e dos documentos envolvidos precisa ser validada pela área fiscal conforme o fluxo real, a unidade federativa, o estabelecimento e a legislação aplicável.

No Protheus, a parametrização precisa refletir essa decisão fiscal. Caso contrário, a empresa pode movimentar o estoque fisicamente sem construir o histórico necessário para a escrituração e a conciliação posterior.

Exemplo 1: remessa para o fulfillment

Considere uma empresa que envia 500 unidades de um produto para o Full.

Para manter o controle, o fluxo precisa registrar pelo menos:

o documento fiscal relacionado à remessa;
os itens e as quantidades enviados;
o armazém ou saldo que representará as mercadorias em poder de terceiros;
a data da movimentação;
o vínculo entre o documento, o envio e a posição de estoque;
eventuais rejeições, diferenças de recebimento ou reprocessamentos.

Depois do envio, o saldo não deveria simplesmente desaparecer do Protheus. Ele precisa mudar de posição de forma rastreável, conforme o desenho fiscal e operacional aprovado pela empresa.

Se o Mercado Livre confirmar uma quantidade diferente da enviada, a integração também precisa permitir que a equipe identifique a diferença sem alterar o estoque às cegas.

Exemplo 2: retorno de mercadoria

Agora considere que 30 unidades retornem do fulfillment para a empresa.

O retorno precisa ser relacionado à operação anterior e atualizar o saldo correto. Para isso, a equipe deve conseguir identificar:

quais produtos retornaram;
qual quantidade foi recebida;
qual documento fiscal representa o retorno;
de qual posição de terceiros o saldo saiu;
para qual armazém interno o item voltou;
se existe diferença entre o documento, o físico e o ERP.

Quando a remessa e o retorno ficam desconectados, o Protheus pode mostrar estoque em poder de terceiros que já voltou fisicamente ou receber mercadoria no depósito interno sem reduzir a posição correspondente no Full.

O problema aparece no saldo, mas sua origem está na ausência de vínculo entre as movimentações.

Exemplo 3: venda e baixa do saldo em terceiros

Quando uma unidade armazenada no Full é vendida, o fluxo precisa refletir o efeito dessa venda sobre o saldo controlado no Protheus.

Conforme a configuração da operação, isso pode envolver documentos e dados disponibilizados pelo Mercado Livre, o registro das notas fiscais no ERP e a atualização da posição de estoque correspondente.

O ponto central é simples: a baixa precisa ocorrer sobre a mercadoria que estava registrada em poder de terceiros, mantendo a relação entre pedido, documento fiscal, item e quantidade.

Se a venda entra no Protheus sem consumir a posição correta, ou se a baixa acontece sem vínculo com o documento, o saldo pode até parecer correto em um primeiro momento, mas a rastreabilidade ficará comprometida.

Quais saldos precisam ser conciliados?

Um controle consistente não depende de um único número. A equipe precisa comparar fontes que representam momentos diferentes da operação:

quantidade enviada pela empresa;
quantidade recebida no fulfillment;
saldo disponível no Full;
unidades vendidas ou expedidas;
mercadorias retornadas;
documentos fiscais registrados;
saldo de estoque em poder de terceiros no Protheus.

Esses números não precisam ser idênticos em todos os instantes, porque podem existir diferenças de processamento e tempo. No entanto, a equipe precisa explicar cada diferença por meio de um evento conhecido e rastreável.

Sem essa trilha, a conciliação vira uma tentativa de ajustar o resultado final sem identificar a movimentação que causou o desvio.

Cinco pontos para validar no Protheus

Antes de considerar o processo controlado, vale confirmar:

1. A remessa cria uma posição identificável de estoque em terceiros?

A equipe deve conseguir separar o saldo que está no estabelecimento daquele que foi enviado ao fulfillment.

2. Os documentos permanecem vinculados às movimentações?

Remessa, retorno, venda e ajustes não podem existir como registros isolados. O vínculo é o que permite reconstruir o histórico.

3. As exceções aparecem para tratamento?

Diferenças de quantidade, rejeições, duplicidades e falhas de processamento precisam gerar visibilidade. Corrigir o saldo sem registrar a exceção elimina a evidência do problema.

4. O retorno reduz a posição correta?

O recebimento físico no armazém interno deve conversar com a redução correspondente do estoque em terceiros.

5. A equipe consegue chegar do saldo ao documento de origem?

Esse é o teste de rastreabilidade. Ao encontrar uma divergência, a equipe precisa identificar quais eventos e documentos formaram aquele número.

Onde a integração reduz o trabalho manual?

O controle de estoque em poder de terceiros no Protheus envolve uma sequência, não apenas uma importação de arquivo.

Uma integração estruturada pode organizar a entrada de documentos e eventos, aplicar regras previamente validadas, movimentar as posições definidas e manter os vínculos necessários para consulta e reprocessamento.

Isso não substitui a definição fiscal da empresa. A tecnologia executa o fluxo configurado; por isso, fiscal, TI e operação precisam concordar previamente sobre documentos, regras, momentos de atualização e tratamento das exceções.

A Project.ti trabalha com um módulo próprio dentro do Protheus para integrar os fluxos do Mercado Livre Full ao ERP, incluindo o registro das notas geradas no ecossistema do marketplace e os reflexos operacionais definidos para cada projeto.

Controle de saldo começa no desenho da movimentação

Uma divergência de estoque raramente nasce apenas no momento da conferência. Em geral, ela começa quando uma remessa, um retorno ou uma baixa deixa de representar corretamente o evento que ocorreu.

Por isso, controlar estoque em poder de terceiros exige mais do que comparar o saldo do Mercado Livre com o saldo do Protheus. É necessário manter documentos, posições e movimentações conectados desde a saída da mercadoria até a venda ou o retorno.

Sua empresa opera Mercado Livre Full com Protheus? Baixe o checklist de riscos fiscais da operação Full e confira os pontos que precisam ser validados entre ERP, documentos e estoque: https://projectti.com.br/checklist-full/

Nota editorial: o artigo apresenta critérios operacionais gerais e não substitui a validação tributária da empresa. CFOP, tributação e documentos devem ser definidos pela área fiscal conforme a operação e a legislação aplicável.